Công tác văn thư, một phần của công tác văn thư - lưu trữ, được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần vào công tác văn thư có được làm tốt hay không, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ và giữ bí mật.
Hàng năm, các nhà trường tiếp nhận và xử lý hàng trăm văn bản của các cơ quan như Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, UBND các cấp, cũng như của các sở, ban, ngành, tập thể và cá nhân liên quan.
1.Việc xử lý, quản lý văn bản đến, đi
- Việc tiếp nhận văn bản đến phải do bộ phận văn thư đảm nhận, ghi sổ theo dõi, tiếp hành đóng dấu công văn đến và trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn bản mà hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện nhân bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo chỉ đạo. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được nhân bản và gửi cho tất cả các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại văn thư.
- Việc ban hành văn bản đi, các nhà trường giao việc soạn thảo, trình ký và ban hành văn bản đi cho tổ văn phòng hoặc Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng) soạn bản thảo còn tổ văn phòng đánh máy, trình ký, nhân bản, đóng dấu, lưu trữ và ban hành.
2. Một số tồn tại, yếu kém trong công tác văn thư và các nguyên nhân.
- Qua điều tra, nắm thông tin về công tác văn thư ở các nhà trường trên địa bàn Hà Tĩnh, chúng tôi thấy, hầu như các nhà trường không có con dấu văn bản đến; hiện tượng mất mát, thất lạc văn bản khá phổ biến; việc lưu trữ văn bản rất yếu; văn bản ban hành trình bày sai thể thức, có văn bản căn cứ pháp lý hết hiệu lực,...
- Nguyên nhân do quản lý yếu: Do sự cập nhật không đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn thư trong nhà trường; thiếu cán bộ văn thư có nghiệp vụ theo tiêu chuẩn, cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc, làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ chính được giao; hiệu trưởng điều hành không hiệu quả công tác văn thư, không chấn chỉnh nề nếp và không chú ý bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư cho tất cả cán bộ của tổ văn phòng, nên khi được phân công trực họ không làm tốt công tác văn thư theo quy định.
- Do còn xem nhẹ hoạt động văn thư: Nhiều cán bộ, giáo viên, không nắm được nguyên tắc của công tác văn thư, nhiều công văn, thư từ, tài liệu nhận trực tiếp tại các hội nghị, các văn bản điện tử, đã không khai báo văn thư. Nhân viên Bưu điện chuyển thư từ, công văn đến trường không đúng quy trình, không ký biên bản giao nhận, nhiều lúc chuyển công văn chậm, thậm chí làm thất lạc công văn.
3. Hậu quả
Công tác văn thư trong nhà trường không được thực hiện tốt, gây mất mát, thất lạc công văn, từ đó ảnh hưởng đến việc điều hành hoạt động chung của nhà trường; kỷ cương phép nước không được đảm bảo; dễ gây mất đoàn kết nội bộ, cấp trên mất lòng tin cấp dưới; công việc bị đình trệ, cán bộ, giáo viên, phụ huynh phàn nàn; bị phê bình vì thiếu sót và chậm trễ trong hội họp, báo cáo;uy tín nhà trường giảm sút, danh hiệu thi đua bị ảnh hưởng.
4. Văn thư trong nhà trường - mặt công tác cần có cái nhìn mới
Cần phải thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Thực hiện theo điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu, đơn thư,… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp trong hội họp,…) đều phải qua một đầu mối cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công). Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định.
b) Xử lý văn bản đến
Toàn bộ văn bản đến phải được xử lý tập trung (trừ văn bản đặc biệt, Mật, có quy định riêng của pháp luật) tại đầu mối văn thư và xử lý theo trình tự sau:
Văn thư tiếp nhận, đóng dấu và đăng ký văn bản đến -> Hiệu trưởng xem và chuyển văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt -> Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định;
Văn bản đến, ngoài bì có đóng dấu cấp độ: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hóa tốc trước giờ (hẹn giờ) nhất thiết phải xử lý ngay sau khi nhận, bất kể ngày nghỉ, lễ, tết,…
c) Xử lý, ban hành văn bản đi.
Biên soạn văn bản ->Trình ký văn bản -> Đăng ký số hiệu, nhân bản và đóng dấu văn bản đi -> Chuyển phát văn bản đi ( bằng 4 hình thức: dịch vụ bưu điện, chuyển qua Fax, chuyển trực tiếp, đăng tải trang web hoặc gửi thư điện tử).
5. Một số kiến nghị đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
a) Tăng cường hơn nữa việc quản lý nhà nước về công tác văn bản; đẩy mạnh việc kiểm tra, kiểm soát về công văn thư gắn với kiểm tra công tác CCHC.
b) Rà soát và kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thư, chuẩn hóa trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nâng cao năng lực khai thác CNTT; quan tâm, động viên kịp thời cán bộ văn thư
c ) Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác văn thư: Trang bị con dấu văn bản đến; hỗ trợ công tác phí hàng tháng cho cán bộ văn thư; hỗ trợ tiền công tác ngày thứ 7 (nếu trường học ngày thứ 7) cho cán bộ văn thư,…
d) Làm tốt công tác lưu trữ; tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, sử dụng hiệu quả văn bản điện tử trên trang web, hộp thư email.
e) Tổ chức Hội thi cán bộ văn thư giỏi các cấp; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, nhân rộng điển hình tiến tiến, phổ biến sáng kiến kinh nghiệm; hằng năm tổ chức tốt việc trao kỷ niệm chương công tác văn thư lưu trữ cho cá nhân có nhiều thành tích.
Sau đây là 1 ví dụ về văn văn bản đã xử lý tiếp nhận xong (lấy số, đóng dấu CV đến):
.DN - Sở GD&ĐT
(Trích từ SKKN bậc 4/4)
/
